Postup pro oznámení porušení práva Unie (Whistleblowing)

Společnost jako Povinný subjekt vymezuje Postup podávání Oznámení porušení práva dle směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019 o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie (dále jen „Směrnice“) a související národní legislativy (Zákon č. 171/2023 Sb.) při současném zachování vysoké a účinné ochrany oznamujících fyzických osob, které oznamují vybraná porušení práva jako postup náležející do celého systému Compliance společnosti.

Společnost považuje podávání Oznámení na porušení práva prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému za vysoce efektivní způsob, neboť může účinně ovlivnit co nejrychlejší nápravu vadného stavu. Tímto Společnost přistupuje k odpovědnosti za prevenci či včasnou detekci porušení zákonů, nařízení a etických hodnot Společnosti a k zabezpečení transparentnosti podnikání a fungování Společnosti.

Žádáme proto Oznamovatele, aby pokud je to možné, prioritně využívali nastavený interní oznamovací kanál Společnosti.

Směrnici (whistleblowingu) podléhají protiprávní jednání směřující proti:

1. finančním institucím, finančním službám, finančním produktům a finančním trhům,
2. dani z příjmů právnických osob,
3. zamezení legalizace výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
4. ochraně spotřebitele a bezpečnosti a souladu s požadavky na výrobky podle právních předpisů,
5. bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
6. ochraně životního prostředí, bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat,
7. radiační ochraně a jaderné bezpečnosti,
8. zadávání veřejných zakázek, veřejných dražeb a hospodářské soutěže,
9. ochraně vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
10. ochraně osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
11. ochraně finančních zájmů Evropské unie, nebo proti fungování vnitřního trhu, včetně ochrany unijních pravidel hospodářské soutěže a státní podpory.

Oznamovatel, který je na základě Směrnice chráněn:

fyzická osoba, která se o porušení dozvěděla v souvislosti s výkonem práce, či jinou obdobnou činností (tj. osoba v zaměstnaneckém poměru ke Společnosti, vykonávající práva spojená s účastí ve Společnosti, vykonávající funkci člena orgánu Společnosti, vykonávající odbornou praxi či stáž, provádějící činnost na základě plnění ze smlouvy nebo uchazeč o práci ve výběrovém řízení).

Příslušný oznamovatel by měl na sebe uvést kontakt (mobil, e-mail, adresu, případně jiný transparentní kanál zabezpečující ochranu identity oznamovatele), přes který může být zpraven o postupných krocích potřebných pro vyřízení jím podaného oznámení.

PROCES OZNAMOVÁNÍ A FORMY PODÁNÍ OZNÁMENÍ:

1. Prostřednictvím elektronické pošty na adresu Whistleblowing@vectorama.cz
2. Telefonicky: +420 602 501 767, případně osobně Příslušné osobě (po dohodě). V případě podání formou osobního podání/jednání, je Příslušná osoba toto oznámení přijmout nejpozději do 30 dnů. Oznamovatel bere na vědomí, že ústní forma podléhá protokolaci prostřednictvím zvukové nahrávky. Nevysloví-li oznamovatel s pořízením zvukové nahrávky souhlas, nesmí být pořízen. V takovém případě sepíšou záznam, který věrně zachycuje podstatu ústního oznámení k obsahu zápisu se oznamovatel může písemně vyjádřit.
3. Prostřednictvím poskytovatele poštovních služeb, přičemž obálku je potřeba označit slovy: „OZNÁMENÍ PORUŠENÍ“ či „WHISTLEBLOWING“
4. Nelze použít pro oznámení datovou schránku Společnosti vzhledem k nemožnosti omezit přístup osobám spravujícím datovou schránku k zaslané datové zprávě.

U anonymních podání je potřeba brát na zřetel, že není možno dodržet povinnosti kladené zákonem na Společnost, a to například oznamovatele zpravovat o přijetí, průběhu a výsledku řešení. Anonymní oznámení Společnost vylučuje z přijetí oznamování dle zákona o Whistleblowingu. V případě, že bude oznamovatel následně ztotožněn, bude jeho oznámení tímto dnem zařazeno do procesu oznamování dle zákona.

OBSAH OZNÁMENÍ

Pokud je to alespoň trochu možné, mělo by Oznámení obsahovat:

• Datum/období a místo události;
• Postavení Oznamovatele
• Pokud možno co nejpřesnější popis událostí, ke kterým došlo, a jak se Oznamovatel o nich dozvěděl;
• Jména zúčastněných osob nebo informace, které umožní jejich ztotožnění, a to jak osob které z pohledu Oznamovatele zapříčinili porušení zákona, tak i případné svědky;
• Dokumenty či specifikaci dokumentů a jiných důkazů, které mohou potvrdit, že k oznámeným skutečnostem opravdu došlo;
• Způsob kontaktu či kontakt na Oznamovatele.

PŘÍSLUŠNÁ OSOBA JAKO JEDINÁ K PŘIJETÍ OZNÁMENÍ, POSOUZENÍ DŮVODNOSTI OZNÁMENÍ A K NAVRŽENÍ OPATŘENÍ:

Mgr. Ing. Eva Kudynová Klimtová
Olšanská 1a, 130 80 Praha
M: 420 602 501 767
Mail: whistleblowing@vectorama.cz

Příslušná osoba je povinna:

1. písemně vyrozumět oznamovatele o přijetí oznámení do 7 dnů, pokud to neohrozí vyzrazení oznamovatele
2. posoudit důvodnost oznámení a vyrozumět o tomto oznamovatele do 30 dnů, V případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát. V případě potřeby bude oznamovatel vyzván k doplnění svého podání, a to buď písemnou formou či ústní formou, která podléhá písemnému záznamu, který věrně zachycuje podstatu ústního oznámení. K obsahu zápisu se oznamovatel může písemně vyjádřit. Protokolace formou zvukové nahrávky je přípustná pouze v případě souhlasu oznamovatele.
3. nejpozději do 90 dnů od potvrzení přijetí oznámení, v případně, že je oznámení důvodné, navrhnout Společnosti opatření k předejití protiprávního stavu a po jeho přijetí Společností o tomto neprodleně uvědomit oznamovatele. Nápravou může být odstranění protiprávního stavu a zabezpečení jeho neopakování, úprava vnitřních směrnic Společnosti, pracovněprávní postih osob, které stav zapříčinily, případně předat věc orgánům činným v trestním řízení.
4. archivovat veškerá podaná oznámení bez rozdílu důvodnosti či relevantnosti po dobu 5 let.

PRÁVA A POVINNOSTI OZNAMOVATELE

Oznamovatel má nárok na ochranu dle Směrnice, jestliže měl oprávněné důvody se domnívat, že došlo nebo může dojít k porušení práva a k tomuto má pravdivé informace, které spadaly pod výše uvedené oblasti práva.

Ochrana se nevztahuje na oznamovatele, který nevykonává pro Společnost práci nebo jinou obdobnou činnost nebo který vědomě podal nepravdivé a ničím nepodložené oznámení. Proti tomuto oznamovateli bude postupováno v souladu s příslušnými zákony a s příslušnými sankcemi.

Totožnost oznamovatele nebude známa nikomu než Příslušné osobě. V případě, že bude potřeba odtajnit osobu oznamovatele pro přijetí účinných nápravných opatření bude vždy provedeno po souhlasu oznamovatele. V případě, že příslušná osoba bude povinna předat informaci o totožnosti oznamovatele orgánu veřejné moci, bude toto provedeno vždy s vědomím oznamovatele a s uvedením důvodů proč bude takto učiněno.

Oznamovatel může informace, které tvoří obsah oznámení, uveřejnit, pokud podal oznámení prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému a ve lhůtách výše stanovených nebylo přijato vhodné opatření, nebyla posouzena důvodnost oznámení či nebylo přijato opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu. Dále pak pokud má oprávněný důvod se domnívat, že protiprávní jednání uvedené v oznámení může vést k bezprostřednímu nebo zjevnému ohrožení vnitřního pořádku a bezpečnosti, života nebo zdraví, životního prostředí nebo jiného veřejného zájmu nebo ke vzniku nenapravitelné újmy.

V případě že je oznámení vyhodnoceno jako nedůvodné a neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, má oznamovatel o právo podat neanonymní oznámení u orgánu veřejné moci na oficiální adresu Ministerstva spravedlnosti https://oznamovatel.justice.cz/chci-podat-oznameni/.

Oznamovatel, který je chráněn na základě Směrnice, nesmí být nikterak poškozen na svých právech či vystaven jakýmkoliv odvetným opatřením ze strany Společnosti. Tato ochrana je pod sankcí.